“Geweldig hoe FleGo wordt doorontwikkeld”
Zeeuwse Zorgmensen wilde een innovatief softwarepakket dat zich blijft ontwikkelen. En dus kozen ze in 2022 voor FleGo. “Omdat bij FleGo veel bemiddelingsbureaus zijn aangesloten, verbeter je samen”, stelt directeur-bestuurder Mascha Boom.
Zeeuwse Zorgmensen is de verbindende schakel tussen zorgvragers en zorgprofessionals in Zeeland. Het bureau startte in 2010 op initiatief van één van de partners: Zorgstroom. Het doel was om particulieren beter te bedienen, met vaste, bekende gezichten in plaats van steeds een andere zorgprofessional. Ook de Zeeuwse zorgorganisaties kregen behoefte aan zzp’ers. Inmiddels werkt Zeeuwse Zorgmensen samen met zo’n 170 zzp’ers. Zij zorgen door heel Zeeland.
“De vorige applicatie werkte in basis goed”, stelt Mascha, “maar we misten stabiliteit, snelheid en innovatie. We zijn gaan rondkijken en kwamen in contact met FleGo. Hun enthousiasme sprak ons aan. In een open gesprek onderzochten we, vanuit verbinding, of we inderdaad bij elkaar pasten. Toen we het programma zagen, dachten we: ‘Als dit ook nog wordt doorontwikkeld, is dat geweldig’.”
Financieel controller Leo van der Maas vult aan: “FleGo kent een strakke structuur en een logische en heldere opbouw. Je bent niet gebonden aan strakke protocollen. FleGo wordt bovendien volop doorontwikkeld. Neem nu de app voor zzp’ers die in januari 2023 live is gegaan. Dat was voor ons een belangrijke reden te kiezen voor FleGo. Bij onze vorige leverancier kwam die app er maar niet.”
In juni 2022 ging Zeeuwse Zorgmensen over naar FleGo. “Zoiets is altijd vrij intensief”, weet Mascha. “Maar FleGo heeft dit proces goed en strak begeleid en in korte tijd opgeleverd. We namen daarin onze zzp’ers zorgvuldig mee, want zij moesten anders gaan werken. Ook dat is snel en goed gelukt.”
Een krachtig onderdeel van FleGo vinden ze de facturatiemodule. Leo: “Voorheen verstuurden we de facturen en ontdekten we achteraf pas als er facturen niet klopten. Dan hadden we soms credit op credit, wat natuurlijk niet goed was voor de klantrelatie. In FleGo is factureren veel eenvoudiger. Als je alle stapjes goed volgt en de controle goed is uitgevoerd, dan kost factureren nog maar een paar uur per maand. Dat duurde voorheen een aantal dagen. Factureren in FleGo werkt fantastisch. Dat is deels te danken aan de snelheid en stabiliteit van FleGo, en deels aan de eenvoud van de module.”
Het factureren wordt nóg makkelijker zodra ook de zorgvragers toegang hebben in FleGo en zelf hun akkoord geven op facturen. Mascha: “Dan is factureren nog maar één druk op de knop. Onze zorgvragers kunnen nu nog niet in FleGo, want we willen daar eerst zelf goed in thuisraken. De volgende stap wordt dan dat we een pilotorganisatie toegang geven.” Leo heeft nog wel een wens: “Het zou mooi zijn als de verwerkte facturen direct naar het boekhoudpakket gaan. Want dan zien we in de boekhouding de openstaande fees die zorgverleners aan ons moeten betalen. Gelukkig is FleGo daar nu al mee bezig.”
Iedere zzp’er die voor Zeeuwse Zorgmensen werkt, moet voldoen aan het KIWA-keurmerk. “We maken daarom minder gebruik van de structuur van het personeelsdossier in FleGo. Het mooie van het personeelsdossier vinden we dat je veel kunt filteren. Je kunt dan bijvoorbeeld bij een aanvraag van een zorgorganisatie in één keer meerdere zzp’ers selecteren. Wat ook fijn is, is dat we in bulk kunnen toewijzen: met één druk op de knop een zzp’er toewijzen aan meerdere diensten.”
Mascha benadrukt dat bij een match veel meer komt kijken dan feitelijke gegevens als zorgniveau en reisafstand. “De persoon erachter is ook belangrijk. Daarom stellen we vaak mensen eerst voor bij een organisatie, waarna we het automatiseringsproces ingaan. Matchen blijft deels mensenwerk, en dat is maar goed ook.”
Zorgprofessionals bepalen zelf hoe hun rooster eruitziet. “We zijn blij met de laatste toevoegingen in de roostermodule”, vertelt Leo. “Voortaan kunnen we ook roosters draaien voor onze klanten. Dat is vooral fijn voor particuliere klanten. Ze willen weten welke zorgprofessional wanneer komt. Nu mailen we die informatie nog. Zodra we particuliere cliënten in FleGo gaan uitnodigen, scheelt dit ons alweer een handeling.”
Nu de zzp’ers van Zeeuwse Zorgmensen de app hebben, registreren ze zelf hun uren. Ze kunnen een dienst direct akkoord geven óf wekelijks. Leo: “De zzp’ers moesten daar wel aan wennen, maar het is in hun eigen belang dat ze dit goed doen. Nu loopt dat goed. Het scheelt ons hier op kantoor enorm veel controle- en facturatiewerk.”
Managementinformatie verzamelden ze natuurlijk altijd al, en ook daarin helpt FleGo. Het koste Leo altijd veel werk om gegevens overal vandaan te halen en te bundelen. “Ik doe dat nog altijd deels, maar vanuit FleGo hebben we toegang tot Power BI en dat werkt heel prettig. Omdat de tool wordt gevoed door de FleGo-database, krijgen we actuele informatie.”
Deze informatie is ook gedetailleerder, stelt Mascha. “Bijvoorbeeld per klant of zzp’er. Welke zzp’ers werken waar en hoeveel? Je kunt daar van alles mee. Zo denken wij erover na een beloningssysteem in te voeren. Bijvoorbeeld dat een zzp’er die een x-aantal uren heeft gewerkt, een training krijgt aangeboden van ons. Met één druk op de knop weet je wie daarvoor in aanmerking komen.”
We vertellen je graag meer over FleGo:
