“FleGo gaf me het laatste zetje om te beginnen”
Begin je een nieuw bemiddelingsbureau in de zorg? Dan helpt het als je direct vanaf het begin FleGo inzet. Want dat helpt om je organisatie goed in te richten. Dat deed ook Marie-belle Munten, eigenaar van Uitmuntend Zorg. “FleGo gaf me het laatste zetje om zelf een bureau te beginnen.”
Marie-belle groeide op in een horecaondernemersfamilie en werkte zelf ook in de horecabranche. “In mijn privéleven kreeg ik veel te maken met zorg. Ik verloor mijn vader op jonge leeftijd na een kort ziekbed en weet dus hoe belangrijk goede zorg en de begeleiding hierin is. In 2020 kreeg ik COVID. Ik was nog nooit zo ziek geweest. Het herstel duurde bijna twee jaar. Ik stopte met mijn baan en in gesprekken met mensen ontstond het idee een eigen bureau te beginnen, met gastvrijheid als onderscheidende kracht. Want gastvrijheid en zorg hebben veel met elkaar te maken.
Ook toen ze al aan tafel zat bij FleGo had ze het definitieve besluit nog niet genomen. “Ik zat er voor een ander bedrijf. “Het werd een heel gaaf gesprek. Ze vroegen me: ‘Waarom begin je niet voor jezelf. Je hebt er veel kijk op en je kunt je onderscheiden.’ Zo stimuleerden ze me om de stap te nemen. Ze vertelden over hun eigen ambities en waren open over de dingen die ze nog moesten ontwikkelen. Ik kreeg een goed gevoel bij zowel de mensen van FleGo als bij het systeem.”
Marie-belle ging aan de slag. Ze structureerde haar organisatie mede aan de hand van de opzet van FleGo. Van het het opbouwen van een zzp- en -klantdossier en matching en planning tot urenregistratie, declaratie, facturatie en crediteren. “Ook met de implementatie van FleGo hebben ze nauwkeurig geholpen. Ze nemen je echt bij de hand. Vervolgens heb ik het NBBU-certificaat behaald, met behulp van gegevens uit FleGo, want je moet daarvoor van alles aanleveren.”
“Zzp’ers schrijven zich via onze website in FleGo in”, legt Marie-belle uit. “Ze vullen zelf hun dossier in. Daarna is er een intake. We nemen alle tabbladen van het dossier door: van NAW-gegevens en contactpersoon (bij spoed) tot diploma’s, werkervaring, referenties en Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als bemiddelingsbureau bepaal je zelf welke gegevens je wilt van je zzp’ers. Dat is heel handig.” Is het dossier goed ingevuld en kwalitatief in orde, dan staat het op ‘Gereed’. De zzp’er heeft nu een volledig dossier, met agendafunctie en een administratiefunctie voor het urenregistratie en facturering.
Vanaf dan kan de zzp’er kiezen uit de opdrachten van onze opdrachtgevers. Marie-belle: “Opdrachtgevers kunnen zelf diensten in FleGo zetten, maar wij kunnen dit ook doen. Reageert de zzp’er op een dienst, dan volgt een automatische toe- óf afwijzing per e-mail. In het dossier staan onder ‘Opdrachten’ alle openstaande en toegewezen opdrachten.”
“De zzp’ers met wie we werken vinden het makkelijk om te werken met FleGo”, verklaart Marie-belle. “Het is heel intuïtief. Ze hebben overzicht van alle diensten, kunnen makkelijk reageren en zien wanneer ze kunnen werken. Ze vinden het ook heel relaxt dat de communicatie niet via de mail of whatsapp gaat. Sinds medio januari gebruiken we de nieuwe app, met pushberichten van nieuwe opdrachten. Die werkt top! De app helpt ons enorm bij het zo snel mogelijk invullen van diensten.
In FleGo controleren de zzp’ers zelf hun gewerkte diensten en uren. Kloppen de gegevens, dan dienen ze hun declaratie in. Wij controleren alle gedeclareerde uren. Dat is best wat werk. Daarom filteren we op persoon. Je krijgt dan één overzicht van de declaraties per medewerker en ziet hoeveel en waar iemand heeft gewerkt en op welk niveau. Je kan filters maken, zoals op naam van de zzp’er, datum en opdrachtgever. Als alles klopt, gaan we factureren, met één druk op de knop.”
FleGo biedt een schat aan informatie, voor zowel Uitmuntend Zorg zelf als voor de zorgorganisaties die klant zijn. “Dagelijks halen we onze uren uit FleGo. Hoeveel uren hebben we gedraaid, hoeveel komen eraan? Per klant zien we wie heeft gewerkt, op welk niveau, op welke locatie en hoeveel uren. Ook zien we de ziektemeldingen en ‘no shows’. En natuurlijk gegevens over kwaliteit en financiën. Met filters halen we de informatie naar boven die we nodig hebben. Ook opdrachtgevers geven we informatie, over de inzet van onze zzp’ers bij hun, onder meer qua uren, kosten, locaties en niveaus.”
Marie-belle heeft nog wel wensen voor het werken in FleGo. “Er valt nog veel te winnen. De komende jaren gaan we samen groeien, FleGo en wij. We weten wat we aan elkaar hebben en bespreken alles open en eerlijk, ook onze wensen voor de toekomst. Want een goed systeem is belangrijk, maar minstens zo belangrijk is de partij erachter. We kunnen bouwen op FleGo.”
We vertellen je graag meer over FleGo:
